Communicatie

De vraag die zich stelt is hoe een middelgrote centrumstad als Roeselare de manier waarop het stadsbestuur communiceert met haar inwoners dient uit te werken. Niet alleen is er de schaalgrootte van de stad, ook is er de overheersende beeldcultuur die het geschreven woord sterk heeft verdrongen. Een ander probleem is de enorme hoeveelheid publicitair drukwerk waartussen meer informatief drukwerk niet meer opvalt of dreigt verloren te gaan.
Het communicatiebeleid van het stadsbestuur dient gericht te zijn op het verder uitbouwen van twee sporen: de uitbouw van het eerder bescheiden (driemaandelijkse ?) informatieblad “Rechtstreeks” tot een volwaardig maandelijks en deels journalistiek opgevat stadsmagazine. Anderzijds biedt het nieuwe medium ‘digitale televisie’ de mogelijkheid om met bescheiden middelen een journalistiek uitgebouw stadstelevisie te realiseren, enigszins naar het voorbeeld van het half uur durend programma dat op het VRT-televisienet “Één” op zaterdagmiddag tussen 12.30 en 13.00 uur wordt uitgezonden en dat gedurende een half uur een overzicht brengt van de reportages die de week voordien werden uitgezonden op “TV Brussels”.

Een maandelijkse

“Rechtstreeks”



Het (driemaandelijks ?) gemeentelijk informatieblad “Rechtsreeks” is een vrij jong initiatief (ondertussen toch al de 9ste jaargang) maar bovenal zeer bescheiden (16 bladzijden die moeilijk als ‘dicht ingevuld’ kunnen worden beschouwd) initiatief dat niet echt hoge toppen scheert.
Bovenal is het een breed ‘informatieblad’ in de echte zin van het woord: de informatie die geboden wordt is doorgaans boeiend om te weten, maar het blad is daarom niet altijd even boeiend om te lezen. Daartegenover staat dat dit niet het enige stedelijk informatieblad is dat met gemeentelijke middelen wordt: er zijn bijvoorbeeld de specifieke doelgroepenpublicaties zoals de maandelijkse culturele kalender ‘Uit’ en de nieuwe seniorenkrant ‘Mee’.
Bij de uitbouw van ‘Rechtstreeks’ tot een volwaardig stadsmagazine dat maandelijks dient te verschijnen en telkens minstens 32 pagina’s dient te tellen (m.a.w. 6 keer meer beschikbare ruimte dan nu het geval is), dienen de bestaande doelgroepenpublicaties te worden geïntegreerd in het ene stadsmagazine. Daarnaast dient er aandacht te worden besteed aan doelgroepen die momenteel onvoldoende of niet aan bod komen: jongeren, allochtonen, wijken en aan thema’s die nu onvoldoende aan bod komen: politie, veiligheid, milieu, stedelijke mobiliteit en openbaar vervoer, …
In combinatie met ‘servicerubrieken’ waarin alle stedelijke informaties en weetjes kunnen worden gebundeld, dienen de thema’s uitgebouwd te worden volgens journalistieke normen. Een dergelijk stadsmagazine dient zich in de eerste plaats tot doel te hebben om de betrokkenheid van de bewoners bij hun stad te vergroeten. Het stadsmagazine mag dan ook geenszins gezien te worden als een propaganda-instrument van de meerderheid. Wel moet er ruimte zijn voor debat en moeten ook de meningen en standpunten van de oppositiepartijen (ruim) aan bod komen.
Een journalistieke benadering van het stadsmagazine dient geenszins te betekenen dat het volledige stadsmagazine door ‘professionelen’ te worden samengesteld. Net zoals de traditionele kranten en nieuwsweekbladen voor hun lokale berichtgeving beroep doen op lokale correspondenten voor wie de journalistiek een hobby of hoogstens een bijberoep is (de uitzonderingen buiten beschouwing gelaten), kan ook het stadsbestuur beroep doen op ‘hobbyisten’. Wanneer goed begeleid (bijvoorbeeld door de stedelijke informatieambtenaar, is het op die manier mogelijk om tot kwalitatief vrij hoogstaande resultaten te komen terwijl het opnieuw een manier is om de betrokkenheid van de inwoners bij hun stad en wijk te vergroten.
In vergelijking met de traditionele kranten en nieuwsweekbladen dient een stadsmagazine zoals hier wordt vooropgesteld nog dichter bij de bevolking en de wijken te staan dan nu reeds het geval is. De traditionele lokale nieuwsmedia richten zich immers niet alleen tot één specifieke stad maar wel tot een volledige regio. Een stedelijk stadsmagazine zoals hier vooropgesteld kan dan ook veel dichter bij de wijken en hun inwoners staan dan de traditionele lokale media.
De ervaring in andere steden leert trouwens dat een dergelijk stadsmagazine heel erg gewaardeerd wordt en bijvoorbeeld veel minder tussen de ander drukwerken verdwijnt dan bijvoorbeeld de huidige ‘Rechtstreeks’ die men trouwens doelbewust van tussen de publicitaire drukwerken dient te plukken.

Verdere dynamische

uitbouw van de

stedelijke website



De stedelijke website (www.roeselare.be) dient verder te worden uitgebouwd tot een instrument dat streeft naar een maximale betrokkenheid van de inwoners bij het stedelijke beleid. De stedelijke website dient toonaangevend te zijn inzake e-gouvernment maar dient tevens een sterk uitgebouwde informatieve functie te hebben die zich zowel richt tot de eigen inwoners als tot de meer toevallige bezoekers van de website. Tot de laatste categorie behoort heel zeker het meer toeristische segment van de samenleving dat ofwel de stad daadwerkelijk wil bezoeken of dat de aangeboden informatie wil gebruiken voor meer educatieve doeleinden.
Zo dient de stedelijke website zich bijvoorbeeld niet te beperken tot de agenda van de gemeenteraad maar moet het mogelijk zijn om via het aanklikken van de te bespreken onderwerpen verdere toelichting te bekomen over de te bespreken punten. In een
beperkende versie kan dit een samenvatting zijn, doch in een meer uitgebreide versie (al dan niet te bereiken via een paswoord) kan ook het volledige digitale dossier over dat onderwerp beschikbaar worden gesteld, dit bijvoorbeeld ter voorbereiding van de gemeenteraadsleden zodat die niet meer fysiek naar het gemeentehuis zouden moeten gaan met het oog op het voorbereiden van de gemeenteraadszittingen.

Verzorgen communicatie

tussen inwoners en

stedelijke administratie



De briefwisseling die uitgaat van de administratie dient in eenvoudige taal en duidelijk begrijpbare taal worden opgesteld. Het gemeentebestuur dient te voorzien in vorming en opleiding in het gebruik van eenvoudige taal voor zijn ambtenaren en dient een concreet actieplan op te zetten.. Het zou bijvoorbeeld een taak van de stedelijke informatieambtenaar kunnen zijn om dergelijke communicatie vanuit de ambtenarij met de inwoners te stroomlijnen en superviseren.
In de omgekeerde richting dient er ook meer aandacht te worden besteed aan de correspondentie die vanuit de inwoners naar de stedelijke administratie wordt verstuurd. Alle stedelijke diensten bij het behandelen van klachten en verwerken van briefwisseling volgens de zelfde vooraf vastgelegde procedures te werken. Ook hier kan een rol weggelegd zijn voor de stedelijke informatieambtenaar. Een voorgedrukte stedelijke meldkaart kan alvast drempelverlagend werken wanneer de bevolking schriftelijk in contact wenst te komen met de stedelijke administratie.
Bij ontvangst dient het een standaardprocedure te zijn om de afzonder onmiddellijk na ontvangst een ontvangstmelding te sturen waarin ook het registratie- of dossiernummer van de brief is vermeld zodat wanneer nodig achteraf zou kunnen geïnformeerd worde naar de stand van zaken van een dossier. Voor elk dossier dient er een gemotiveerde beslissing aan de inwoners worden overgemaakt.
Evenzeer is het van belang om de inwoners spontaan op de hoogte te brengen van wijzigingen in hun dossier. Verder is het aangewezen om in de ontvangstmelding de tijdsspanne op te nemen waarbinnen de afzender een antwoord op zijn brief mag verwachten.
Wanneer een brief die aan het stadsbestuur werd gericht, wordt doorgestuurd naar een andere instantie, dient de afzender daarvan op de hoogte te worden gebracht. Tevens dient hem te worden meegedeeld naar welke instantie deze briefwisseling werd doorgestuurd.

Eenvoudig taalgebruik



Groen! is voorstander van een systematische doorlichting van de communicatie (tijdschriften, folders, maar ook website) van de stedelijke diensten naar de burgers op eenvoudig taalgebruik. De huidige initiatieven in samenwerking met het Centrum voor Basiseducatie zijn lovenswaardig maar dienen breder en algemener ingezet te worden. Een regelmatige screening van de publicaties en een navormingsaanbod voor ambtenaren moeten de nodige impulsen geven.

Aanstelling meertalige

integratieambtenaar en

meertaligheid op stadhuis



Aanstelling van een meertalige integratieambtenaar die dient op te treden als verbindingspersoon tussen enerzijds het stadsbestuur en zijn administratie en anderzijds minderheidsgroepen. Anderzijds willen we ook pleiten voor het bevorderen van meertaligheid (Frans, Engels) bij de ambtenaren met loketfuncties. Daartoe dient in opleiding en bijscholing voorzien te worden.

Vlotte toegankelijkheid

en bereikbaarheid van

alle diensten



Een stedelijke administratie dient niet alleen schriftelijk maar ook fysisch vlot bereikbaar zijn. Dit uit zich niet alleen in een toegankelijke infrastructuur maar ook in voldoende ruime openingsuren op momenten dat inwoners niet aan het werk zijn (bijvoorbeeld ook voldoende frequent open op zaterdag en op één weekdag tot in de avonduren).
Opdat nieuwe inwoners met de verschillende stedelijke voorzieningen zouden kennismaken op het moment dat ze daar het meest behoefte aan hebben, m.a.w. zo kort mogelijk na de aankomst in de stad, dient het aantal contact- en verwelkomingsdagen gevoelig te worden uitgebreid (minstens 4 maal per jaar waar dan nu hooguit 1 maal per jaar is).

Stedelijke diensten

in de kijker



Voorts dient elke gelegenheid aangegrepen worden om met de stedelijke diensten (stadhuis, stedelijke werkplaatsen, brandweer, politie, stedelijk ziekenhuis, bibliotheken, …) opendeurdagen te organiseren: open monumentendag, open bedrijvendag, … Verder dient het stadsbestuur zo frequent als mogelijk deel te nemen aan nationale manifestaties waarmee bezoekers van buiten de stad kunnen kennis maken van de stad en waarvoor het stadscentrum verkeersluw dient te worden gemaakt: de ‘Week van vervoering’, de ‘Trein-, Tram- en Busdag’, de ‘Week van de zachte weggebruiker’, …

Open stadhuis



Ook worden de historische zalen van het stadhuis zoveel mogelijk gebruikt voor het organiseren van allerlei activiteiten die in dit historische kader passen.

Een eigen digitale

stadstelevisie



Vanuit de wetenschap dat men met gedrukte informatie maar een deel van de bevolking bereikt en vanuit de wetenschap dat televisie hoe dan ook een medium is met een grotere aantrekkingskracht dan gedrukte media, kan ook televisie worden ingeschakeld om betrokkenheid van de inwoners bij hun stad en wijk te vergroten. De aandacht die daarbij kan worden besteed aan de stad en zijn wijken, is daarbij veel groter dan wat mogelijk is bij de regionale televisie. Eén en ander kan in samenwerking met de regionale zender uitgewerkt worden.
Digitale televisie biedt alvast de mogelijkheid om een voor steden haalbare kostprijs doelgroepentelevisie, evenals ‘television on demand’, aan te bieden. De techniek biedt daarenboven de mogelijkheid om diezelfde ‘content’ aan te bieden via het internet (cfr. ‘www.vrtnieuws.net’).
Een aantal principes aan bod komen bij het gedrukte stadsmagazine, kunnen eveneens toegepast worden op de digitale stadstelevisie: het beroep doen op (onbezoldigde) vrijwilligers, een grote betrokkenheid van de wijken, een journalistieke inbreng aangevuld (waarbij er ruimte is voor de inbreng van de meningen en standpunten van de oppositie) met informatieve service-informatie.

Een voor het publiek

bestemd cybercentrum



Voor sommige bevolkingscategorieën is het niet zo eenvoudig om gebruik te maken van de mogelijkheden die de informatica biedt terwijl ook het beschikken over informatica-infrastructuur niet voor iedereen even vanzelfsprekend is. Voor het surfen op het internet dient men in principe wel terecht te kunnen in de stedelijke bibliotheken, maar een niet-commercieel stedelijk cybercafé dient te zorgen voor een laagdrempelige toegang tot de informatica. Ideaal ontwikkelt Roeselare diverse over het grondgebied verspreide (zie ook de idee van buurtbubbels) sites waar PC’s en internet vrij ter beschikking staan.

Gratis ICT-opleidingen

voor iedereen



Daarbij kunnen ook laagdrempelige informaticaopleidingen en –workshops aangeboden worden terwijl men er ook advies kan krijgen voor de aankoop van informaticamateriaal, met daarbij ook aandacht voor de plaatsen en instanties waar men geschikt tweedehandsmateriaal kan vinden. Deze opleidingen kunnen georganiseerd worden in de buurten. Er zou aan een model kunnen gewerkt worden waarbij jongeren les/begeleiding geven aan ouderen. Weliswaar onder supervisie van een professioneel.

Vroeg betrekken

van buurten



Buurten en wijken dienen in een zo vroeg mogelijk stadium te worden betrokken bij nakende beslissingen die de buurt of wijk aanbelangen (dit in tegenstelling met het informeren nadat een beslissing is genomen).

Stedelijke ombudsdienst

Er dient te worden voorzien in een stedelijke ombudsdienst voor als het fout loopt tussen de bevolking en de stedelijke overheid.

Nieuwe reactie inzenden

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
  • Allowed HTML tags: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd> <img> <p> <br>
  • Adressen van webpagina's en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Images can be added to this post.

Meer informatie over formaatmogelijkheden

CAPTCHA
Deze vraag dient enkel om automatische spam tegen te houden
1 + 4 =
Solve this simple math problem and enter the result. E.g. for 1+3, enter 4.